CONDUIRE UN PROJET D’ACHAT DE MATERIEL EN CUMA

Rencontre avec le Président David Bernié, qui nous expose la façon de procéder dans sa Cuma :

« Lors de cette réunion, je prends la liste du matériel de la Cuma, on regarde ceux qui sont amortis, et on discute ensemble sur les outils à renouveler : soit parce qu’ils sont amortis, soit parce qu’il semble judicieux de les renouveler ».

Les matériels à renouveler sont ainsi répertoriés. Ensuite, une matinée réunissant l’ensemble des adhérents des services concernés est programmée. Pour cela, une convocation écrite leur est envoyée, précisant des créneaux horaires pour chacun des matériels à renouveler.
Au cours de cette matinée, chacun des projets d’investissement est examiné : Un cahier des charges plus ou moins détaillé est élaboré prenant en compte les différents avis, ou souhaits des adhérents. Si c’est un projet de renouvellement, la discussion tourne autour des équipements supplémentaires, des dimensions, capacités,… que pourrait avoir le nouvel outil.
« Ce qui est essentiel pour nous, c’est de coller aux besoins des adhérents ; La participation est bonne dans ces réunions, c’est important que les adhérents donnent leur avis par rapport au choix du matériel ».

A l’issue de cette réunion, le responsable du matériel, généralement accompagné d’un autre adhérent repart avec le cahier des charges. Ce sont eux qui se chargent ensuite de collecter des devis auprès des différents fournisseurs.

« Les devis sont établis sur la base du cahier des charges afin de pourvoir les comparer, mais si le responsable voit qu’une option peut être intéressante, il va la faire chiffrer indépendamment, pour ne pas passer à côté d’équipements qui pourraient nous intéresser au final. Cela a été le cas notamment avec la tonne à lisier, que l’on a finalement pris avec bras de pompage ».
Une fois que tous les devis ont été collectés, le responsable matériel et le Président se retrouvent pour les ouvrir et calculer rapidement des coûts prévisionnels.

Une réunion est organisée, généralement début décembre. Tous les adhérents sont conviés par courrier avec des créneaux horaires pour chaque projet comme précédemment.

« Il est important que chaque adhérent ait l’information, et puisse adhérer à un service s’il le souhaite. En général, les adhérents participent bien à cette réunion. S’ils ne peuvent pas être présents, ils me téléphonent pour faire part de leurs intentions ».
Au cours de cette réunion, le Président et le responsable matériel font circuler les devis et la documentation sur chacun des modèles. Ils présentent les coûts prévisionnels pour chaque matériel.
Chacun des participants donne ensuite son avis lors d’un tour de table, il indique aussi le volume de travail qu’il souhaite engager sur le nouvel outil. Le coût est ensuite réajusté en fonction des volumes annoncés.
« En général, je prévois un créneau de ¾ d’heure par projet, cette séquence se conclut par la signature d’un bulletin d’engagement par matériel que chaque adhérent est invité à signer ».
Parfois, les projets sont plus complexes et ne peuvent pas être totalement finalisés lors de cette réunion. « Cela a été le cas notamment lorsque l’on a décidé de renouveler les deux épandeurs à fumier et d’en acheter un troisième. Des marques différentes, des capacités différentes avaient été retenues, mais les adhérents souhaitaient avoir des éléments complémentaires pour décider. Alors on a décidé d’organiser une visite auprès de Cuma équipées avec ces différents modèles (…) Une quinzaine d’adhérents y a participé, on a pris le repas ensemble, puis on est allé à la rencontre d’utilisateurs. Cela nous a beaucoup apporté, et cela nous a permis de conforter nos choix ».
Et le fonctionnement adopté sera le même si un projet de création d’un nouveau service est évoqué en particulier au cours de l’Assemblée Générale annuelle.

Un fonctionnement que David Bernié a mis en place lorsqu’il est devenu président de la Cuma. «j’avais pu voir ce mode de fonctionnement avec des horaires par projet dans d’autres Cuma, et j’ai décidé de le tester chez nous ». David a également suivi diverses formations dans son parcours de responsable et en particulier celle concernant la conduite et l’animation de réunions, qui lui a certainement donné quelques outils pour  l’aider dans cette démarche : « Personnellement, je préfère les réunions en journée (…) Le fait d’avoir des horaires définis avec un objectif à atteindre oblige à être plus efficace. Je pense que ce mode de fonctionnement nous a permis de gagner du temps, d’être plus professionnel (…) De manière générale, en deux matinées, les projets d’achat de matériel sont bouclés pour l’année ; ainsi on ne lasse pas les adhérents avec des réunions à répétition, et on a globalement une bonne participation à nos réunions».